Czy Ty też masz wrażenie, że czas pędzi co raz szybciej? W pogodni za zadaniami „na wczoraj” odsuwamy w czasie zajęcie się swoimi pasjami, zdrowiem i relacjami w rodzinie – rzeczami, które powinny być dla nas priorytetem. Czy jest jakiś sposób na spowolnienie czasu? Albo, czy jest jakiś sposób na wygospodarowanie z natłoku naszych obecnych zadań trochę wolnego czasu? Jak zdobyć 5 godzin dodatkowego czasu tygodniowo?

Czasu oczywiście nie spowolnimy, biegnie nieubłaganie czy tego chcemy czy nie, chociaż fizycy pewnie mogliby polemizować :-). Są jednak sposoby, dzięki którym dostępny dla nas czas, czas, którego wszyscy mamy tyle samo, możemy efektywniej wykorzystać. Bazują one w dużej mierze na organizacji i samodyscyplinie i o tym będzie ten wpis.

Czy ludzie mogą pracować wielozadaniowo?

Na początek obalę mit o wielozadaniowości naszego umysłu, przynajmniej w zakresie typowych prac w równym stopniu angażujących nasz umysł. Oczywiście ktoś może powiedzieć, że przecież jesteśmy wielozadaniowi, możemy jednocześnie prowadzić samochód i planować np. strukturę sprawozdania, które mamy właśnie przygotować. Jednak z całym szacunkiem, prowadzenie samochodu nie jest pracą koncepcyjną lecz nawykiem kontrolowanym przez mniej zaawansowane obszary naszego mózgu.

Nawyki powstają poprzez wielokrotne wykonywanie tej samej czynności (więcej o nawykach pisałem tu). Dzięki temu mózg może włączyć „autopilota” i równocześnie zajmować się czymś innym. Niedowiarki mogą wykonać ćwiczenie, proszę spróbować (na własną odpowiedzialność!) wciągnąć w angażującą rozmowę osobę, która pierwszy raz w życiu (nie ma jeszcze nawyku) prowadzi auto – nie będzie ani rozmowy, ani auta.

Podsumowując, jeżeli mamy do wykonania więcej niż jedną czynność w znaczący sposób angażującą nasz umysł, to nie jesteśmy w stanie wykonywać ich jednocześnie. Jedyne co możemy zrobić, to co jakiś czas przełączać się z zadania na zadanie. Wtedy mamy wrażenie, że wykonujemy dwa lub więcej zadań równocześnie, ale podkreślam, to jest tylko wrażenie. W praktyce przejście z jednego zadania do drugiego zajmuje pewien czas: trzeba przypomnieć sobie kontekst, miejsce w którym zakończyliśmy je ostatnio wykonywać. Dopiero wtedy możemy wznowić pracę nad tym zadaniem. Ten proces zachodzi każdorazowo, przy każdym przełączaniu się z zadania na zadanie.

Może jakiś przykład? Wyobraź sobie, że jesteś na czymś skupiony i nagle ktoś podchodzi do Twojego biurka zadając jedno krótkie pytanie… Przecież dla ciebie to tylko jedna minuta czasu, albo dwie. Jednak po tych dwóch minutach potrzebujesz kolejnych dwóch (albo więcej), aby odnaleźć się w miejscu, gdzie skończyłeś, aby przypomnieć sobie kontekst tego zadania.

Jak wygospodarować wolny czas?

Poprzez takie planowanie zadań, aby najbardziej efektywnie wykorzystać predyspozycje naszego ciała i umysłu. Umysł ludzki pracuje zdecydowanie najefektywniej gdy w 100% może się skupić na jednym zadaniu. Dodatkowo nasza motywacja do działania wzrasta w miarę gdy realizujemy stawiane przed sobą cele – wydzielane są endorfiny, czujemy się świetnie mogąc pochwalić się za dobrze wykonane zadanie. Jednak musimy wiedzieć co, gdzie, w jakiej kolejności i kiedy robić.

O tym jak definiować i skutecznie realizować cele długoterminowe możesz posłuchać w tym podcaście. Ten wpis jest w dużej mierze o tym jak codzienne zadania wykonać szybciej i efektywniej. Dzięki temu możesz uzyskać co najmniej 5 godzin dodatkowego czasu tygodniowo, czasu, który będziesz mógł przeznaczyć na to, co dla Ciebie najważniejsze: rozwijanie pasji, czas spędzony z rodziną itd.

10 sposobów na zdobycie wolnego czasu

1. Najpóźniej wieczorem zaplanuj każdy kolejny dzień

Czy nie zdarzyło Ci się chociaż raz, że jedno poranne spojrzenie na skrzynkę pocztową „ustawiało” cały Twój dzień? U mnie tak się dzieje, gdy rano nie wiem jasno na czym mam się skupić, co jest dla mnie najważniejsze. Jeżeli ja tego nie wiem, to ktoś lub coś zrobi do za mnie – np. mail. Każdego wieczora zaplanuj 5-7 najważniejszych dla Ciebie zadań, zdań do wykonania kolejnego dnia.

2. Ustal priorytety dla wybranych przez Ciebie zadań

Zazwyczaj kolejnego dnia nie wykonasz wszystkich zaplanowanych przez Ciebie dzień wcześniej zadań, jeżeli masz z czegoś rezygnować, to musisz wiedzieć z czego w pierwszej kolejności. Mi najlepiej sprawdza się czteropolowa matryca ważne / pilne.

Priorytety są odpowiednio ponumerowane I, II, III, IV. Wpisane na powyższej matrycy zadania są czysto akademickie, nie mające nic wspólnego z moimi obecnymi priorytetami.

Długoterminowa strategia jest taka, aby działając pro aktywnie (głównie zadaniami z priorytetami II) zapobiegać powstawaniu zadań z priorytetem I. To oczywiście sytuacja idealna, rzadko osiągana. Z drugiej strony jak spojrzymy na dowolne zadanie z priorytetem I, to cofając się w czasie jesteśmy w stanie wyobrazić sobie coś, co zrobione odpowiednio wcześniej (priorytet II) mogło wyeliminować lub zminimalizować ryzyko powstania tego nagłego, wymagającego obecnie naszej uwagi zadania. Na tym właśnie polega planowanie długoterminowe. Jednak, aby je wykonać potrzebujemy na to czasu.

3. Zaplanuj swój tydzień

I właśnie po to jest planowanie tygodnia, a najlepiej całego miesiąca – oczywiście w mniejszym stopniu szczegółowości, niż to robisz dla kolejnego dnia. Każdego miesiąca, każdego tygodnia musimy mieć czas na robienie rzeczy ważnych i niepilnych (priorytet II). Najlepszym na to sposobem jest wpisanie ich do swojego kalendarza. Przykładem takiego zadania może być zaplanowanie tygodniowych przemyślanych zakupów spożywczych. Aby w chwili, gdy dopadnie Cię głód nie sięgać po to co „jest pod ręką”, tylko właśnie pod ręką mieć zdrowe i odżywcze produkty spożywcze.

4. Ogranicz czas w sieci

Ileż to razy złapałem się na sytuacji, gdy chciałem przeczytać tylko jeden artykuł. Jednak w tym artykule był link do kolejnego ciekawego wpisu i kolejnego… Ani się obejrzałem, a tu zamiast 10ciu minut przed komputerem siedziałem dwie godziny. Częste sprawdzanie poczty, przeglądanie portali społecznościowych i ogólne surfowanie po Internecie to podstępny złodziej czasu.

Nie ma w tym nic szczególnie niebezpiecznego, jeżeli panujemy nad sytuacją i wykonujemy nasze zadania zgodnie z matrycą priorytetów ustaloną w punkcie 4. Jeżeli jednak łapiesz się w sytuacji, gdzie w sieci spędzasz więcej czasu, niż chciałbyś, to polecam zainstalowanie darmowego oprogramowania odcinającego wybrane aplikacje internetowe. Taką blokadę można uruchomić na konkretnie zdefiniowany czas, np. 3 godziny, aby w tym okresie móc skupić się na jednym konkretnym zadaniu,  które masz do wykonania. Poświęcając 100% swojej uwagi na to jedno zadanie wykonasz je dużo szybciej i z wyższą jakością.

5. Grupuj podobne zadania.

Dzięki temu nie będziesz tracił czasu i energii na przełączanie się między zadaniami. Pod wpływem powtarzalności nasze zasoby (uwaga, skupienie i zdolności manualne) będą efektywniej wykorzystane pozwalając zrobić więcej pracy w tym samym czasie.

Przykładem takiego grupowania, realnym wziętym z mojej praktyki jest praca nad podcastami. Na początku trzeba go nagrać (rozmowa z gościem) i ta część jest zawsze wykonywana indywidualnie, muszę się dopasować do kalendarzy moich rozmówców. Jednak już kolejne etapy pracy nad podcastem: dogranie wstępu i zakończenia, podłożenie muzyki, odszumianie i inne tajniki edycji, wgrywanie na serwer – te zadania staram się zbierać w grupy. O ile jest taka możliwość, do obrabiania podcastu siadam wtedy, gdy mogę od razu zrobić więcej niż jeden odcinek.

Innym przykładem grupowania jest sprawdzanie poczty elektronicznej. Zamiast pozwalać, aby przychodzące maile rozpraszały nasza uwagę można ustawić, aby nowe wiadomości ściągały się raz, maksymalnie dwa razy dziennie. W tych oknach czasowych planujemy odczytywanie i odpisywanie na maile, uwagę swoją skupiając w tym czasie tylko na tym zadaniu.

6. Każdego maila czytaj raz i tylko raz.

To jest chyba najważniejsza rada jaką wyniosłem z książki Allen David’a, „Getting things done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”. Allen radzi, aby:

• Jeżeli obsłużenie maila zajmie Ci mniej niż dwie minuty – zrób to od razu! W przeciwnym razie więcej czasu spędzisz na planowaniu kiedy to robisz i archiwizowaniu, aby o tym nie zapomnieć.
• Jeżeli mail wymaga od Ciebie jakiejś akcji, która zajmie Ci więcej niż dwie minuty to masz dwie możliwości:
  • zaplanować wykonanie tej akcji w swoim kalendarzu
  • delegować zadanie (jeżeli masz taką możliwość) komuś innemu
• Jeżeli mail nie wymaga od Ciebie żadnej akcji:
  • ciekawy temat zarchiwizuj, może kiedyś do tego wrócisz
  • w przeciwnym razie – skasuj wiadomość.

Postępując zgodne z tym algorytmem oszczędzisz wiele czasu unikając kilkukrotnego czytania tych samych maili w różnych odstępach czasu.

7. Nie wszystko musisz za wszelką cenę skończyć

Tak jak nie musisz zjadać całego posiłku, który Ci nie smakuje, tak samo nie musisz kończyć rzeczy, które uważasz za stratę czasu.

• Pomyśl co dodatkowego, wartościowego mógłbyś zrobić, gdybyś mógł zrezygnować z wykonywania jakiejś rzeczy.
• Zidentyfikuj zadania, które są dla ciebie irytujące, czasochłonne i niekoniecznie wartościowe.
• Zakończ je!

To może być spotkanie (w pracy, albo w życiu prywatnym), na które „od zawsze” chodziłeś nudząc się niemiłosiernie, czując, że tracisz czas. Oglądanie serialu telewizyjnego, albo czytanie książki, która już w połowie powinna się dawno skończyć! Decydując się o zakończeniu zadania myśl o tym, co ciekawego i pasjonującego będziesz robił w zamian – wtedy jest dużo łatwiej!

8. Renegocjuj zobowiązania.

Dla mnie dane słowo „jest święte”. Jeżeli do czegoś się zobowiązałem to zrobię wszystko, aby się z tego wywiązać. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby zapytać drugą stronę, czy to zobowiązanie jest dla nich ciągle istotne. Może się okazać, że proste pytanie typu: „Pamiętam na co się umówiliśmy i jeżeli jest to dla Ciebie istotne oczywiście się z tego wywiążę. Jednak w międzyczasie zaszły u mnie pewnie zmiany i czy nie miałbyś nic przeciwko, abyśmy naszą umowę zmienili (coś zrobię później) lub anulowali (nie zrobię tego wcale)”.

Możesz być zaskoczony, ale w większości przypadków takie otwarte postawienie sprawy często spotyka się z aprobatą.

9. Zadbaj o dobre „paliwo” dla Twojego umysłu i ciała.

Szczególnie ważne jest śniadanie, powinien być to posiłek pełnowartościowy z naturalnych (nie przetworzonych) składników. Posiłek, który na długo będzie utrzymywał stały poziom cukru we krwi, ułatwiając Ci skupienie się na pracy. Kilka inspiracji na zdrowe śniadania znajdziesz tutaj. Kolejne posiłki również powinny bazować na świeżych i naturalnych produktach. Więcej inspiracji na zdrowe, pełne witamin, odżywcze posiłki znajdziesz na naszym blogu w części Przepisy.

10. Wyśpij się, tak!

To może zabrzmieć wbrew intuicji. Jak to mam za mało czasu, a mimo to mam go poświęcać na spanie!? Oczywiście, jeżeli jesteś zmęczony trudniej jest Ci się skupić, jesteś mniej kreatywny, częściej popełniasz błędy. W efekcie to samo zadanie zajmuje Ci zdecydowanie więcej czasu, niż mogłoby. O potędze snu i 10ciu sposobach na dobry sen poczytasz w tym artykule.

Na zakończenie

Konsekwentnie stosując przynajmniej pięć z przedstawionych dziesięciu strategii na zdobywanie wolnego czasu będziesz w stanie tygodniowo zaoszczędzić minimum 5 godzin. Przy wdrożeniu większej liczby strategii uzyskasz jeszcze więcej wolnego czasu.

Pięć godzin tygodniowo to 20 godzin miesięcznie. Wyobraź sobie, co mógłbyś zrobić mając w miesiącu do dyspozycji 20 godzin wolnego czasu? To ponad 3 dni robocze! Czas ten można spędzić na samorozwoju, na aktywności z rodziną, na zadbaniu o swój stan zdrowia (aktywność fizyczna) i na wiele innych sposobów.

Nie wszystkie z przedstawionych powyżej strategii udało mi się już wdrożyć. W moim przypadku dużym przełomem było wieczorne planowanie kolejnego dnia – dzięki temu rano wstając mam wyznaczone jasne priorytety i wiem na czym mam się skupić. Kolejną dużą pomocą było planowanie następnego tygodnia, w którym zawsze rezerwuję sobie czas na “bycie z sobą”. W tym czasie analizuję postępy w prowadzonych przeze mnie kluczowych projektach i wprowadzam stosowne korekty. A zupełnym hitem jest czytanie maila tylko raz. Nie zawsze mi się to udaje, szczególnie, gdy dostaję bardzo sympatyczne maile od naszych czytelników – nie mogę się powstrzymać, aby do nich nie wracać 🙂

Dzięki sukcesywnemu wdrażaniu przestawionych wyżej 10ciu strategii w realny sposób udaje mi się wygospodarować więcej i więcej wolnego czasu. Czasu, dzięki któremu pomimo stałej pracy na etacie znajduję siłę i możliwości do współprowadzenia bloga oraz coraz częściej mogę aktywnie, fantastycznie spędzać czas z moją rodziną.

A jakie Ty masz sposoby na zdobywanie więcej wolnego czasu?

Źródła informacji

Możesz być na bieżąco z tym co się dzieje na blogu zapisz się newsLetter – okienko poniżej. Raz w tygodniu otrzymasz maila z linkami do nowych artykułów bezpośrednio na Twoją skrzynkę pocztową 🙂